Tareas del CRM sin entrar al CRM
Tareas del CRM sin entrar al CRM: así de sencillo con un agente de IA
Cómo agilizar el trabajo diario de un agente de ventas que necesita operar en el CRM, desde Telegram o Whatsapp
¿Te imaginas poder dar de alta, consultar o eliminar un cliente desde tu móvil, con un simple mensaje o nota de voz en Telegram o Whatsapp? En esta guía veremos cómo un agente de IA diseñado para aplicaciones de mensajería puede hacer exactamente eso, sin necesidad de acceder a un CRM como Holded.
La idea es sencilla pero poderosa: un asistente conversacional capaz de manejar las tareas esenciales de gestión de clientes y que se integra fácilmente en tu día a día.
El Desafío
Imagina estar en medio de una conversación importante con un cliente, buscando su información o añadiendo nuevos datos mientras navegas entre pantallas del CRM. Pierdes tiempo, la conversación pierde fluidez y la oportunidad de cerrar la venta puede desvanecerse.
Muchos equipos de ventas necesitan manejar un gran volumen de información en el menor tiempo posible. Sin embargo, entrar al CRM, revisar datos, recordar credenciales y navegar por varias pantallas puede ser un obstáculo en medio de una conversación con un cliente o si el vendedor se encuentra en la calle el 90% del tiempo, como suele ocurrir.
Al final el agente de ventas pierde fluidez en la comunicación y en ocasiones, datos valiosos se quedan sin registrar. Este problema genera retrasos, confusiones y en última instancia puede derivar en oportunidades de venta perdidas.
Imagina esta solución
Imagina enviar un mensaje de texto como ‘Añadir cliente Juan Pérez con CIF 12345678’ y que todo el proceso se realice en segundos, sin abrir el CRM. O bien recibir una lista de clientes activos en tu WhatsApp sin abandonar la conversación con tu prospecto.
Pensemos en un agente de IA conversacional integrado en Telegram, WhatsApp Slack o tu correo electrónico (donde quieras) y que está capacitado para recibir instrucciones de voz o texto y sin que tú lo notes, puede interactuar con diferentes herramientas o «subagentes» conectados a la API de Holded, Facturascript (o el CRM que uses).
De esta forma el agente se vuelve un asistente que responde dudas, agrega clientes nuevos y puede listar o eliminar clientes simplemente mediante instrucciones en lenguaje natural.
Detailed explanation
Todos sabemos que los agentes de venta realizan infinidad de acciones y tareas en el CRM pero en este ejemplo nos hemos centrado en valorar las capacidades y limitaciones de un agente de IA que se encarga de gestionar los clientes (añadir, recuperar y eliminar clientes).
El agente consta de:
- Agente conversacional principal que se encarga de recopilar la información necesaria y activar las herramientas adecuadas para cada tarea. Es el orquestador, el que lleva la voz cantante y lleva la conversación contigo.
Principales funcionalidades
1- Agregar nuevo cliente: El agente principal lo he configurado para solicitar datos básicos (nombre, CIF/NIF) del cliente que se quiera añadir a la base de datos. Pasa estos datos a un subagente que los traduce a una petición POST en formato JSON para la API de Holded. De esta manera, el usuario no necesita lidiar con formatos o formularios.
2- Listar clientes: El agente principal hace una petición directa a la API de Holded. Devuelve la lista de clientes en la misma conversación, lo que evita tener que abrir el CRM.
3- Eliminar clientes: Para realizar esta tarea, primero el agente principal localiza al cliente que se desea eliminar, mostrando su información para confirmar que es el correcto. Una vez confirmado, un subagente especializado se encarga de la petición de borrado en la API de Holded. Se minimizan los errores, ya que el agente exige confirmación y muestra los datos para evitar confusiones.
*Apunte: Aunque este agente fue creado inicialmente para gestionar clientes, podría ampliarse para gestionar inventario, facturas u otras operaciones que realiza un agente de ventas en su día a día.
Business impact and ROI
Reducción de tiempos: Un proceso que antes requería navegar por varias pantallas del CRM ahora se resuelve en segundos con un mensaje.
Simplificación de procesos: Los datos se registran automáticamente en el CRM, eliminando la necesidad de duplicar tareas.
Mejora de la calidad: Elimina errores comunes en la transcripción manual, asegurando que la información es precisa y consistente.
Cada agente de ventas podría ahorrar 10 minutos por cliente. Con 10 clientes al día, eso son más de 40 horas al mes dedicadas a tareas más productivas.
Al no tener que abandonar la conversación para abrir otra herramienta, se podrían evitar retrasos y posibles errores de transcripción. Esto podría impactar positivamente tanto en la productividad de los agentes de ventas como en la satisfacción del cliente, lo que a su vez se traduce en mayores oportunidades de venta y en un retorno de inversión más rápido.
Conclusión
Un agente de IA bien diseñado permite centralizar la gestión de clientes y agilizar cada interacción. Con un coste de adopción mínimo (la voz y texto es con lo que más familiarizados estamos todos) esta solución puede ofrecer mejoras tangibles en las operaciones del día a día.
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